Moment głosowania nad układem jest niezwykle ważny w każdym postępowaniu restrukturyzacyjnym. Na tym etapie ważą się losy całego postępowania, jak i interesy wierzyciela i dłużnika. Otrzymując informacje o wyznaczeniu terminu głosowania, wierzyciel chce oddać swój głos w sposób prawidłowy. Mieć pewność, że zrobił co mógł, by zadbać o swoje interesy majątkowe. Głosować można zarówno ustnie na zgromadzeniu wierzycieli, jak i odsyłając uzupełnioną kartę do głosowania oraz załączając do niej stosowne dokumenty. Jednak jak zrobić to w sposób prawidłowy? I jakie dokumenty są potrzebne i dlaczego sama karta do głosowania to za mało. Jakie wymogi stawia prawo? Sama ustawa, tj. prawo restrukturyzacyjne, nie określa jak powinna wyglądać karta do głosowania na zgromadzeniu wierzycieli w celu głosowania nad układem. Ustawodawca wskazuje jedynie, że głosowanie przeprowadza się pisemnie. Można też oddać swój głos do protokołu, o ile wierzyciel stawi się osobiście na zgromadzeniu. Oznacza to, że ustawodawca dopuszcza, by głosowanie pisemne odbyło się metodą korespondencyjną, poprzez odsyłanie głosu do oznaczonego w zawiadomieniu podmiotu. Jak powinien wyglądać głos oddany w sposób prawidłowy? Tutaj ustawodawca wymienia tylko, że przy głosowaniu na piśmie głos powinien zawierać imię i nazwisko albo nazwę oraz określenie czy głosuje się za czy przeciw układowi. Takie skromne określenie wymogów formalnych może budzić wątpliwości: czy to na pewno wierzyciel oddał głos, czy osoba podpisana na karcie była uprawiona do głosowania, jaka jest właściwie wola podmiotu, gdy na karcie są dodatkowe uwagi. Jak jako wierzyciel zabezpieczyć swoje prawo? Chcąc mieć pewność, że w sposób prawidłowy zabezpieczy się swoje interesy można wyznaczyć pełnomocnika do głosowania. Przykładowo radcę prawnego. Pełnomocnikiem może być zarówno profesjonalny pełnomocnik, jak też inny wierzyciel. Kiedy występuje obowiązek wyznaczenia pełnomocnika do głosowania nad układem? Obowiązkowo należy wyznaczyć pełnomocnika, jeśli wierzytelność przysługuje solidarnie kilku podmiotom lub też jest niepodzielna. W takiej sytuacji prawo restrukturyzacyjne nakłada wymóg głosowania przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być jeden spośród wierzycieli, którym przysługuje ta wierzytelność. Przykładowo obowiązek głosowania przez pełnomocnika obejmuje osoby działające w ramach spółki cywilnej. Mogą one wyznaczyć jednego ze wspólników jako podmiot uprawniony do głosowania w ich imieniu. Co zrobić z otrzymaną kartą? Sama karta może różnić się rozmieszczeniem elementów i treścią. Najważniejsze elementy wystąpią zawsze, czyli te wymagane przez ustawę, tj. prawidłowe określenie wierzyciela oraz opcje do wyboru, czy wierzyciel jest za czy przeciw układowi. Na karcie powinno się znaleźć oznaczenie sądu, sygnatura akt sądowych, data. Jak również oznaczenie gdzie należy kartę odesłać oraz oznaczenie dłużnika. Samą kartę po uzupełnieniu odsyłamy na wskazany w niej adres. Warto zauważyć, że nie ma obowiązku odesłania karty do głosowania, by zagłosować. Można również napisać krótkie pismo, w którym umieści się wymagane dane– napisze, czy głosuje się za, czy też przeciw układowi. Najważniejsze jest, by nie było wątpliwości jakich propozycji układowych dotyczy głos oraz zgadzały się dane wierzyciela. Jak również, aby wierzyciel był właściwie reprezentowany, co potwierdzi odpowiednimi dokumentami. Jak prawidłowo wykazać prawo do głosowania? Ważny głos może oddać tylko osoba, która ma prawo reprezentowania wierzyciela. Najprościej, jeśli wierzyciel jest osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Sytuacja komplikuje się w spółkach. Tutaj głosować należy zgodnie z ustaloną reprezentacją. Taka reprezentacja ujawniona jest w KRS, więc w razie jakikolwiek wątpliwości można to zweryfikować, czy głos był oddany w sposób prawidłowy. Co warto załączyć? Wypisy, które udowodnią, że dana osoba nie podszywa się pod wierzyciela, a w sposób właściwy korzysta ze swojego prawa i głosuje. Głos nie zostanie zaliczony, jeśli reprezentacja nie będzie się zgadzała. W takim przypadku należy uznać, że podmiot ten nie jest w ogóle obecny na zgromadzeniu wierzycieli. Inne założenia byłyby niebezpieczne dla samego postępowania. Oznaczałoby to, że każdy mógłby wejść i powiedzieć, że reprezentuje wierzyciela i chce oddać za niego głos. W przypadku spółki takie twierdzenie jest trudniejsze do podważenia, niż przy jednoosobowej działalności. Jeśli podmiot jest reprezentowany przez pełnomocnika należy dołączyć kopię pełnomocnictwa lub innych dokumentów poświadczających, że podmiot w imieniu którego głosujemy w sposób właściwy udzielił nam umocowania. Przede wszystkim, warto dopisać nr wierzytelności oraz kwotę, podać nr NIP, KRS. Przy podpisywaniu jako prokurent dodać rodzaj prokury. Można dopisać czy osoba jest uprawniona do jednoosobowej reprezentacji. Na karcie może się podpisać więcej niż jedna osoba, jeśli wymaga tego sposób reprezentacji podmiotu. Co w przypadku wątpliwości? Istotne jest to, by w sposób jednoznaczny wybrzmiewała wola wierzyciela. Jeśli karta posiada kratki do oznaczenia, należy zaznaczyć jedną. Jeśli głos polega na skreśleniu niepotrzebnej opcji, należy skreślić te opcje, która nie pasuje. Czyli przy głosie za, skreślamy głosuje przeciw układowi. Wszelkie wątpliwości w zakresie wypełnienia karty do głosowania mogą spowodować, iż głos zostanie uznany za nieważny. Istotnym jest zatem prawidłowe wypełnienie karty do głosowania nad układem.